인사이트

태스크 관리의 단계별 전략: 분할정복법으로 업무 생산성 높이기

2023-12-06
목차

처리해야 할 태스크를 마주할 때 너무 큰 시간과 에너지를 필요한 것처럼 보여 압도당하는 느낌을 받으신 적이 있나요? 실제로 많은 분들과 서비스 온보딩을 진행하며 실제로 하루의 업무 계획을 지켜보고 도와드리다 보면 업무를 적정한 수준으로 나누는 것에 많은 어려움을 느끼십니다.

컴퓨터 과학의 문제 해결 방법 중에는 분할정복법(divide and conquer)이 있습니다. 이는 큰 문제를 구성하는 부분 문제들을 파악하고 그 부분 문제들의 해결책을 조합해 큰 문제의 해결책을 도출하는 식입니다.

  • 분할: 문제를 더이상 분할할 수 없을 때까지 동일한 유형의 여러 하위 문제로 나눈다.
  • 정복: 가장 작은 단위의 하위 문제를 해결하여 정복한다.
  • 조합: 하위 문제에 대한 결과를 원래 문제에 대한 결과로 조합한다.

컴퓨터 과학의 이 분할정복법을 적용해 우리가 관리해야 하는 프로젝트, 태스크를 적정 수준으로 나누어 계획하고 관리할 수 있다면 우리도 심리적 부담감을 덜어내고 작업을 진행할 수 있습니다. 먼저 어떻게 태스크를 분할해 관리하는 것을 알아보기에 앞서 태스크 분할을 왜 해야 하는지를 조금 더 이해하고 넘어가 봅시다.

1. 태스크 분할은 왜 도움이 되는가?

1.1 예상가능한 문제를 미리 파악할 수 있다.

한 번 맘 먹고 태스크를 원자 단위까지 쪼개버리겠다고 생각하고 태스크를 나누다 보면 예측할 수 있는 다양한 문제들을 파악할 수 있습니다. 예를 들자면 어떤 업무의 결과물을 만들기 위해서는 다양한 재료가 필요한데, 어떠한 재료를 만들기 위해서는 선제적인 의사결정이 필요한 요소가 발견될 수도 있고 부족한 정보로 판단이 어려워 후속 작업이 지연될 수 있는 포인트도 알게 됩니다. 또한 어떤 업무의 경우에는 다른 프로젝트에 영향을 미칠 수 있어 아주 신중한 의사결정이 필요해 선제적인 기획이 제대로 들어가야 하는 요소들도 있을 수 있죠. (야! 이거 만들려면 백엔드 구조 다 바꿔야 한다!)

또한 업무를 효율적으로 하기 위해서는 중복 태스크를 최대한 줄이고, 태스크 동선을 제대로 고민할 필요가 있습니다. 업무를 쪼개다 보면 관련성이 높은 업무를 발견할 수 있는데 이렇게 발견된 업무는 앞서 발견한 관련성이 높은 태스크와 동일한 시간대에 수행하는 식으로 나의 정신적 에너지를 아낄 수 있죠.

1.2 문제 해결에만 온전히 몰입할 수 있다.

*인간의 뇌는 새로운 도전과 욕구가 일어날 때도 어느정도의 두려움이 함께 발생하도록 프로그램이 되어있다. 새로운 직장을 얻거나, 새로운 만남을 가지려고 할때 편도체는 우리 몸에 경고를 보낸다. 이때 대뇌피질의 이성적 사고는 때로는 제한되고 때로는 정지되고 만다.

<아주 작은 반복의 힘> — 로버트 마우어
*

인간은 어려운 문제를 맞닥뜨리거나 큰 변화를 요구하는 순간에는 두려움을 느끼며 스트레스를 받게 됩니다. 우린 이러한 상황에서 이성적인 생각을 제대로 못 하게 되어 결국 문제해결에 몰입할 수 없게 되죠. 우리의 목표가 크면 클수록, 업무의 크기와 영향력이 크면 클수록 우리가 압도당하는 느낌을 받으며 스트레스를 받는 것이 바로 이 감정인데요. 심리학자 로버트 마우어는 “스몰 스텝”을 통해서 이 두려움과  스트레스를 우회할 수 있다고 합니다.

마우어가 말하는 “스몰 스텝”과 태스크 분할정복의 본질은 똑같습니다. 우리가 맞닥뜨린 큰 태스크, 목표는 우리를 두려움에 빠뜨리고 이성적인 기능을 저하하지만, 큰 태스크를 잘게 쪼개어 작은 단위의 태스크로 만들고 이를 충분히 수행할 수 있는 목표의 형태로 만든다면 우리는 두려움을 우회해 다시 이성적인 기능을 정상화해서 태스크를 완수하는 데만 몰입할 수 있습니다.

1.3 야크 쉐이빙(Yak Shaving)을 하지 않을 수 있다.

출처 - Garbriel @ x
Doing ‘Z’ to do ‘Y’ to do ‘X’ …. SO YOU CAN DO A

야크쉐이빙이란 쉽게 말해 원래 하려고 했던 일이 있었는데 결국 다른 일을 하고 있다는 것을 의미합니다. 유명한 예로는 아래와 같은 이야기가 있죠.

  • 봄이 왔으니 세차를 해야 겠네.
  • 이런 호스가 겨우내 터졌네. 홈 디포에서 새거를 하나 사야겠군.
  • 홈 디포는 Tappan Zee 다리를 건너야 하고 그러려면 EzPass가 있어야 하는데.
  • 옆 집 Bob 한테 EZPass 를 빌려야 겠군.
  • 그런데 아들이 옆 집 Bob한테서 보이스카웃에 가려고 베개를 빌려갔었는데…..
  • Bob은 빌려간 베개를 돌려주기 전까지는 그의 EZPass 를 빌려주지 않을 거야…
  • 음 그런데 베개에 있는 야크 털이 많이 빠져서 지금 당장 돌려줄수가 없겠네..
  • 베개에 넣을 야크 털을 구해서 베개를 고쳐야 겠네..
  • 그래서 세차를 하기 위해 동물원에 가서 야크 털을 깍는중..

업무가 지연되는 큰 이유 중 하나는 바로 태스크를의 결과물을 만들어가는 과정에서 생기는 다양한 생각의 발산으로 관련된 다양한 업무를 동시에 저글링 하는 것입니다. (리서치했다가, 디자인했다가, 미팅 갔다가..) 특히 업무의 범위와 기간이 클수록 이 야크 쉐이빙은 더 자주 폭넓게 일어날 가능성이 커집니다.

이런 발산적인 업무가 꼭 나쁜 것은 아닙니다. 창의적인 결과물을 만들기 위해 필요할 수는 있지만, 기간과 목표가 정확히 정해졌다면 우리는 태스크를 잘게 분할해서 눈앞에 처리해야 할 일을 아주 깔끔하게 만들고 끝내는 게 필요합니다. 이런 발산적인 업무를 할 때는 시간을 정해두고 발산을 진행한 후 정리하는 시간을 따로 가지는 식으로 활용한다면 더 큰 효용을 얻을 수 있습니다.

1.4 시간 관리를 개선할 수 있게 해준다.

모든 일을 처음 잘 할 수는 없습니다. 우리가 해야하는 것은 [실행 → 평가 → 개선] 이죠. 평가의 요소는 보통 두가지입니다.

의사결정에 문제가 있었는가?

  • 이건 하지 말았어야 했다.

실행에 문제가 있었는가?

  • 어떤 공정에서 문제가 발생해 시간이 지연되었거나, 예상한 퀄리티의 결과물이 제대로 나오지 않았다.

여기서 의사결정에 문제가 있었는지를 파악하기 위해서는 실행에 문제가 발생하지 않아야 합니다.

시간 관리를 개선하기 위해서는 결국 실행에서의 정확한 평가를 통한 문제 도출이 필요합니다. 하지만 태스크의 예상 시간이 4시간을 넘어가게 되는 순간부터 실행에는 N개의 프로세스가 생기게 되고, 이때부터 실제로 자신의 시간 사용에서 어느 과정에서 문제가 발생했는지 파악하기가 어려워집니다.

태스크 분할을 통해 우리는 일련의 공정에 대한 구성을 파악할 수 있고 또 각각의 공정에서 어떤 업무에 얼마나 시간이 소요되었는지 알 수 있습니다. 이를 통해 우리는 실제 시간 사용이 어디에서 많이 소요되었는지, 중요한 부분인데 소홀했던 부분은 없었는지 파악하고 개선할 수 있습니다.

2. 태스크 분할은 어떻게 해야하는가?

컴퓨터 공학에서의 분할정복법에서는 더 이상 나눌 수 없는 수준까지 쪼개라고 말해주지만, 실질적인 업무 수행에서는 무한히 쪼개기보다는 적절한 수준이 있다고 생각됩니다. 저는 이를 M3D4H -(최대 3단계, 4시간)의 수준이 적절하다고 생각하고 태스크를 분할 → 수행하는 방법을 소개해 드리겠습니다.

먼저 우리가 실제로 쪼개볼 태스크의 예시는 “랜딩페이지 제작하기” 입니다.

Step 1. 결과물 정의하기

이 태스크는 무엇인가? 구체적으로 언제 어떤 결과물이 필요한가?

우리가 최초로 만드는 태스크는 제대로 정의되지 않은 무언가일 가능성이 높습니다. 마치 “랜딩페이지 제작"처럼 말입니다. 무슨 태스크인지는 알겠지만 저 랜딩페이지를 언제까지 만들어야 하고 구체적으로 무엇을 만들어야 하는지에 따라 업무의 난이도와 범위는 다양하게 설정될 수 있습니다. 그래서 우리는 태스크를 계획할 때 먼저 정확하게 기대되는 결과물과 데드라인을 정의해야 합니다.

결과물의 정의 : 2주 내로 노코드 툴로 만든 / 모바일, PC화면에서 볼 수 있는 / 메인, 데모 신청하기 2가지를 페이지를 가진 / 랜딩페이지가 웹상에 퍼블리싱 된 상태.

자 이제 우리가 만들어야 할 결과물이 명확해 졌습니다. 이제 저 결과물을 만들기 위해서는 어떤 부품들이 필요한지 정의해봅시다.

Step 2. 부품 정의하기

그 결과물이 만들어지기 위한 부품들은 무엇인가?

다음으로 이 결과물을 만들기 위패 필요한 부품을 정의해야 합니다. 노코드로 만든 랜딩페이지를 만들기 위해서는 아래와 같은 업무들이 필요하다고 정의해 볼까요?

✅ 랜딩페이지를 호스팅 할 노코드 서비스

✅ 도메인 주소

✅ 랜딩페이지 피그마 디자인 파일

✅ 디자인을 구현한 노코드 페이지들✅

여기까지 작성하면 또 생각하지 못했던 부분들 혹은 또 다른 과제들이 생각이 듭니다. 여기서 더 태스크를 분할하기 전에는 우리가 더 분할하기 위해 부족한 정보들을 정의하고 수집할 필요가 있습니다. 왜냐하면 이때 제대로 정보를 수집하지 않고 하위 요소들을 정의하게 된다면 부족한 정보로 불필요한 제작을 하거나 위에서 살펴본 야크 쉐이빙이 발생할 수 있기 때문입니다. 애초에 정보의 수집과 실 제작이라는 속성이 다른 두 가지를 동시에 수행한다면 업무의 효율도 낮아질 수밖에 없습니다.

Step 3. 부족한 정보의 정의 및 수집

필요한 부품을 만들기 전에 부족한 정보는 무엇인가?

제대로 된 결과물을 만들고 불필요한 의사결정을 하지 않기 위해서는 어떤 정보들이 필요할지 고민해 봅니다.

  • 어떤 노코드 서비스를 사용해야할지 의사결정을 해야한다. 근데 나는 노코드 서비스의 장단점과 비용을 모른다.
  • 생각해보니 아직 도메인 주소도 안정했다. 도메인 주소는 나중에 정해도 되긴하지만, 미리 생각해보면 브랜딩도 고민하게 될 것 같다.
  • 근데 우리가 그 도메인 주소 살 수 있는지도 모르니까 미리 구매 가능 여부를 파악해봐야한다.
  • 디자인에 구체적인 이미지가 부족하다. 디자인의 영감이 될 수 있는 레퍼런스들을 찾아보고 각 디자인들의 장단점을 알아봐야겠다.
  • 생각해보니 경쟁사 디자인 요소도 안뜯어봤다. 나중에 차별점 없는 똑같은 걸 만들면 안되니 경쟁사들 찾아보고 나름대로 포지셔닝도 고민해봐야겠다.

이제 질문을 다 적었다면, 각각의 정보를 파악하는 것을 하나의 태스크로 만들고 필요한 시간을 산정합니다. 이때 예상되는 리서치 범위가 얼핏 봤을 때 4시간이 넘는다면 그 태스크는 한 번 더 분할해서 시간을 나눕니다. (한 태스크의 최대 시간은 4시간을 넘지 않는다.)

Step 4. 요소 정의

필요한 정보들을 모두 수집했을 때 부품을 만들기 위한 필요 요소는 무엇인가?

본격적인 실행에 필요한 정보를 수집했고 병목인 의사결정을 완료 했다면 이제 해당 부품들을 다시 요소의 레벨로 분할시켜 봅니다. 태스크의 수준에 따라 요소 (3 Depth)까지 쪼갤 필요가 없을 수도 있습니다.

✅ 랜딩페이지를 호스팅 할 노코드 서비스

  • 웹플로우 서비스 가입 및 결제

✅ 도메인 주소

✅ 랜딩페이지 피그마 디자인 파일

  • pc - 목업 제작
  • pc - 서비스 이미지 4개 제작
  • pc - 메인 페이지 제작
  • pc - 데모 신청 페이지 제작
  • mobile - 모바일 목업 제작
  • mobile - 서비스 이미지 4개 제작
  • mobile - 메인 페이지 제작
  • mobile - 데모 신청 페이지 제작

✅ 디자인을 구현한 노코드 페이지들

  • 글로벌 엘리먼트 제작 (헤더/푸터)
  • 메인 페이지 제작
  • 데모 신청하기 페이지 제작
  • 반응형 디자인 적용하기
  • 도메인 주소 변경

Step 5. 예상 소요 시간 산출

각 태스크를 수행하는데 드는 시간은 얼마로 예상하는가?

이제 각각의 태스크를 완료하는데 걸리는 시간 산출을 15분 단위로 예측하거나 티셔츠 사이즈로 대략 산정해 봅니다. 만약 한 과업의 시간이 4시간이 넘는다면, 다시 그 과업을 하나의 결과물로 생각하고 결과물의 부품으로 나눠주면 태스크 분할 작업이 완료됩니다. (딱 4시간인 업무도 분할 수 있다면 분할해도 좋습니다.)

티셔츠 사이즈

  • XS - 15분
  • S - 30분
  • M - 1시간
  • L - 2시간
  • XL - 4시간

3. 최종 정리

STEP 1. 결과물 정의 - 태스크의 결과물을 구체적으로 정의한다.

STEP 2. 부품 정의 - 결과물을 만들기 위한 재료들을 정의한다.

STEP 3. 부족한 정보 파악 및 수집 - 부품 만들기에 부족한 정보를 파악하고 수집한다.

STEP 4. 요소 정의 - 부품를 구성하는 요소를 정의한다.

STEP 5. 예상 소요 시간 산출 - 각각의 태스크를 완수하는데 걸리는 시간을 산정한다.

만약 이 과정에서 4시간 이상의 태스크가 생겼다면 이미 그 태스크는 많은 공정을 포함하고 있기 때문에 다시 결과물 정의 → 재료 정의 → 요소 정의로 쪼개도록 한다.

공유하기
시간은 언제나 부족합니다.
정말 중요한 것에만 집중하세요.
서비스 신청하기