2025년에는 단순히 몇 배가 아닌 몇십 배의 생산성을 실현하는 서비스들이 속속 등장하고 있습니다. 링크만 입력하면 뭐든 요약해주는 릴리스 AI 같은 서비스부터, 회의를 실시간으로 요약하고 번역해주는 캐럿, 티로, 새도우 같은 서비스도 국내에서 속속 등장했고, 나아가 최근에는 MCP의 등장으로 인해 디자인 툴인 피그마와 코딩툴인 커서가 연결되어 프롬프트 만으로 원하는 앱을 만드는 바이브 코딩의 시대가 열리고 있습니다.
최근 30여 명의 스타트업 대표님들과 밤늦게까지 이야기를 나누며, 각자가 어떤 작업을 어떤 툴로 어떻게 자동화하고 있는지 공유하는 시간을 가졌습니다. 매일 서로의 이야기에 놀라움을 느끼며 많은 것을 배울 수 있었는데요. 요즘 들어, AI 도구를 배우고 이를 업무 흐름에 적용해 작업을 자동화하는 것이 더 이상 선택이 아닌 필수로 자리 잡아가고 있다는 생각이 듭니다. (이를 체득한 한 사람이 10배의 퍼포먼스를 발휘하며 나머지 9명의 역할을 자연스럽게 대체하게 될 수밖에 없겠다는 생각이 이어지더군요.)
이번 아티클에서는 AI 일정 관리 영역에서 어떠한 생산성 앱이 있는지 알려드리고, 장단점을 비교해서 나에게 맞는 제품이 무엇인지 알려드리도록 할게요!
AI 캘린더는 구글 캘린더와 무엇이 다른가요?
최근에는 구글 캘린더 혹은 아웃룩 캘린더를 이용하는 분들이 몇년전에 비해서 부쩍 늘어난게 보입니다. 구글 캘린더를 주요 일정 관리 도구 로 사용하시는 분들은 캘린더에 일정을 만들어 할일을 계획하거나, 특정한 시간에 할 일 을 만들어 작업 관리 를 합니다.
사실 다수의 사용자들에게 이런 단순한 시간 관리 방법은 충분할 수도 있습니다. 하지만 정말 많은 일을, 시간을 쪼개서 해야하는 사람들 - 예를 들면 초기 스타트업에서 일당백을 해야하는 파운더, 수많은 이해관계자들과 제품의 조율을 해야하는 PO, 고객들에게 세일즈를 진행하고 제품팀과 소통하며 중간에 끼인 인간 API 처럼 일하는 B2B 세일즈 같은 분들이 있습니다. (아마 전자에 해당하신다면 이 글은 여기까지 읽으셔도 완전히 무방할 수 있습니다!)
이들의 특성은 일정 계획을 세우더라도 새로운 급한 일이 치고 들어오고, 새로운 미팅이 갑작스럽게 공유 되어 잡히기도 하며, 동시에 취소되기도 합니다. 뿐만 아니라 1시간이면 끝날것 같았던 작업은 하염없이 늘어나기도 합니다. 이러한 계획을 무너짐을 겪을 때마다 초인적인 노력으로 계획 하나씩 드래그 앤 드롭하며 수정하는 반복 작업 을 하기도 하고, 결국 계획은 세워봤자 무너지는 것이라며 아예 계획을 세우지 않는 경우도 더러 생깁니다.
이러한 사람들을 위해 AI 기반 으로 일정을 관리해주는 서비스들을 AI 캘린더라고 부르고 있습니다. 정확한 정의는 없지만 대략적으로 아래와 같은 공통점을 가집니다.
- 파편화 되어 있는 여러 SaaS에서 할 일 을 한곳으로 모아줍니다.
- 사용자의 일정을 확인하고, 할일을 적당한 시간에 자동 스케줄링 해 줍니다.
- 계획에 변동이 생길 경우 이를 인지하여 실시간으로 계획을 최신화할 수 있도록 도와 줍니다.
이처럼 해야할 일을 알아서 모아주고, 정리해주고, 계획해주는 역할을 해주다보니 AI 캘린더는 단순히 캘린더에 영역에서 나아가 AI 비서 ( 진정한 의미의 AI 어시스턴트)로 진화하고 있는 있는 모습을 보입니다.
AI 일정 관리 툴의 UX의 근본적인 차이점
기존 제품은 유저가 태스크를 생성할 때 제목만 입력하고, 이후 세부 내용을 수정하는 방식으로 설계되어 있습니다. 즉, 처음 생성은 간단하지만, 이후 수정 작업은 유저가 반복적으로 수행해야 하는 구조입니다.
반면, AI 일정 관리 툴은 생성 단계에서 유저가 '중요도', '예상 소요 시간' 등 더 많은 정보를 입력하도록 유도합니다. 처음엔 기존 방식보다 한 단계 추가된 입력 과정이 번거롭게 느껴질 수 있습니다. 하지만 적응하고 나면, 생성 시점에만 조금 더 신경 쓰면 이후 일정 변경이나 수정이 반복되더라도 내가 지금 집중해야 할 일을 자동으로 정리해주는 신뢰할 수 있는 계획 파트너로 자리 잡게 됩니다.
2025년 인기 AI 캘린더 서비스 4가지
서론이 너무 길었죠, 이제는 주요 AI 캘린더 서비스를 하나하나 살펴보며 리뷰를 해드리려 합니다.
1. 오프라이트 (OFFLIGHT)
오프라이트는 다양한 AI 캘린더 기능을 하나로 통합한 올인원 솔루션입니다. 특히, 스타트업 리더나 프로젝트 매니저(PM)처럼 새로운 일이 쏟아지고, 일정이 변경되는 위해 설계된 AI 기반 캘린더 입니다.
주요 기능
- 태스크 허브: Gmail, Slack, Notion 등 여러 플랫폼에 흩어진 태스크를 한곳에서 손쉽게 통합하고 관리할 수 있습니다.
- AI 스케줄링: 우선순위, 마감 기한, 소요 시간을 AI가 분석하여 효율적인 일정 관리를 지원합니다.
- 실시간 계획 조정: 급작스러운 태스크 추가나 회의 변경에 빠르게 대응할 수 있습니다.
- 키보드 중심 인터페이스: 빠르고 직관적인 사용 경험을 제공합니다.
- 세련된 디자인: 기능뿐 아니라 미려한 비주얼로 사용 만족도를 높입니다.
추천 대상
스타트업 C레벨, PM, PO 등 가변성이 높은 업무를 처리해야 하는 사용자에게 유용합니다.
2. 리클레임 (Reclaim)
리클레임(Reclaim)은 바쁜 현대인들이 루틴과 업무 흐름을 최적화할 수 있도록 돕는 시간 관리 도구입니다.
주요 기능
- 루틴 및 태스크 자동화: 반복 작업을 줄이고 중요한 업무에 집중.
- 집중 시간 확보: 회의 사이 시간을 블로킹해 몰입도 향상.
한계점
외부 태스크 관리 도구와의 통합은 제한적이나, Google 캘린더 연동이 이를 보완. 하지만 데스크탑 클라이언트와 모바일 앱이 없어 사용이 불편하다.
추천 대상
- 루틴 관리 및 집중력이 중요한 개인
- 일정 조율이 필요한 소규모 팀 또는 스타트업
- 회의가 많은 환경에서 생산성을 높이고자 하는 전문가
리클레임은 단순한 캘린더를 넘어 효율적인 시간 관리 솔루션으로 추천할 만한 도구입니다.
3. 모션 (Motion)
모션은 클라우드 기반 팀 협업 캘린더로, 강력한 자동 일정 조정 및 프로젝트 중심 기능을 제공합니다. 특히 팀과 프로젝트 단위의 자동화에 집중하고 있어 팀워크 향상에 최적화된 도구입니다.
주요 기능
- 프로젝트 자동화 - 데드라인, 소요 시간, 중요도를 기반으로 캘린더에서 일정을 자동 계획 및 최신화.
- 컨텍스트 스위칭 최소화 - 유사한 작업을 묶어 효율적인 스케줄 정리.
- 태스크 할당 및 추적 - 다른 동료에게 태스크를 할당하고, 자동화된 알고리즘이 태스크의 우선순위, 데드라인, 팀원의 가용성을 기반으로 일정에서 자동으로 계획. 이를 통해 태스크가 언제 실행될지 명확하게 확인 가능함.
장점
- 팀과 프로젝트 단위의 자동화에 특화되어 효율적인 협업을 지원.
단점
- UX가 직관적이지 않고, 다소 오래된 느낌의 디자인.
- 단축키 관련 기능이 부족해 단축키를 중요하게 여기는 유저에게는 불편할 수 있음.
- 팀 단위로 설계된 제품이라 개인 사용자에게는 불필요한 무거운 기능이 많음.
추천 대상
B2B 세일즈, 팀 리더처럼 팀 단위로 작업을 관리해야 하는 사용자.
4. 아키플로우 (Akiflow)
태스크 중심의 보기와 빠른 키보드 UX가 특징인 Akiflow는 워크플로우 관리에 초점을 맞추며, 국내에서도 이미 많은 사용자를 보유하고 있습니다. 단축키 기반의 경험이 잘 설계되어 편리하지만, 다소 아웃데이트된 디자인으로 인해 호불호가 갈리기도 합니다.
주요 특징
- 다양한 태스크를 한 곳에서 모아 보기 쉽게 중앙화.
- 수동 타임블로킹에 강점이 있는 시스템.
- 최근 일부 자동 계획 기능을 도입해 편의성 강화.
주요 한계
- 완벽한 AI 자동화보다는 수동 조정에 의존.
- 기본적으로 수동 계획 도구로 출발하여 완전한 AI 기반 전환은 어려운 상황.
추천 대상
- 개인 작업의 디테일한 관리가 필요한 전문가.
- 수동으로 계획을 세우고 관리하는 것을 선호하는 사용자.
AI 캘린더, 어떤 걸 선택할까?
흑백요리사에 나온것처럼 자신의 요리 장르에 맞는 칼을 사용해야 완성도 높은 요리를 할 수 있는 것처럼, 자신의 상황과 성향에 맡는 AI 캘린더를 사용해야 만족할 수 있습니다.
- 이메일, 노션, 슬랙 등 다양한 플랫폼에서 긴급한 업무가 끊임없이 추가되어 계획이 지속적으로 변경되는 경우 -> 오프라이트
- 단축키 중심의 속도감 있는 UX를 중요시 한다면 -> 오프라이트 / 아키플로우
- 개인 루틴 관리 및 통계정보를 중요시 한다면 -> 리클레임
- 팀 중심 자동화 필요 -> 모션
- 소극적 자동화를 하고 수동으로 계획해도 충분하다면 -> 아키플로우
각 도구는 특정 사용 환경과 요구를 충족하기 위해 설계되었으므로, 상황에 맞는 도구를 선택하여 생산성과 효율성을 극대화해 보세요!
2025년 AI 캘린더의 미래는 더욱 발전할 것입니다. 지금 선택하고 테스트해 보세요!
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